Réussir son évènement en direct.
Les webinaires (ou live streams) font désormais partie intégrante de la stratégie de communication de nombreuses entreprises et ne sont pas près de disparaitre.
Mais ils restent un exercice périlleux, encore mal maitrisé dont les aléas peuvent facilement conduire à l’échec.
Très souvent, vus comme une simple réunion Zoom améliorée, le webinaire est souvent mal préparé, mal anticipé, mal mis en scène.
Nous allons voir dans cet article comment mettre toutes les chances de votre coté afin d’améliorer vos évènements en live streaming.
Le défi : arriver à retenir l'attention !
Attirer un public !
Certaines plateformes sont mieux conçues pour les webinaires que d’autres. C’est le cas des plateformes qui proposent de border votre évènement en proposant un système d’inscription, des rappels par emails, un habillage, et tout un tas d’autres options…
On peut citer par exemple Livestorm ou bien Vodalys Studio, mais il en existe d’autres.
On veillera donc à rendre le processus d’inscription simple et rapide, sans demander trop d’informations à vos futurs spectateurs.
Il n’est pas rare que l’inscription à votre webinaire ai eu lieu quelques semaines avant le jour J. Il va donc falloir envoyer des rappels aux inscrits afin d’être sûr qu’ils soient bien présent lors du direct.
Le meilleur moyen de le faire est l’envoi d’emails. Nous vous recommandons d’en envoyer 4 :
- Un email de confirmation d’inscription avec si possible un fichier .ics (qui permet de rajouter l’évènement dans son agenda)
- Un email une semaine avant qui peut être interactif en invitant à répondre à quelques questions par exemple.
- Un email le jour précédent le webinaire
- Un email une heure avant avec notamment le lien de visionnage.
Le direct
Le direct, c’est forcément du stress : une connection internet instable, des invités absents ou en retard, des micros en pannes… Pleins d’évènements peuvent survenir : on appelle ça les aléas du direct.
Heureusement, il existe des moyens de limiter ces incertitudes.
Vérifier le déroulement complet de votre évènement en réalisant des répétitions. Ces dernières vont permettre à l’animateur et aux invités de gagner confiance en eux, à l’équipe en régie de bien comprendre le déroulement du webinaire et ainsi de mieux anticiper les changements de caméras, les envois de sujets vidéos ou les différents trucages.
Cela permettra aussi de vérifier le fonctionnement complet du matériel utilisé en conditions réelles. Un micro HF peut parfaitement fonctionner seul et ne plus marcher du tout lorsque d’autres sont allumés.
De plus, vous pourrez vérifier le rythme de votre évènement et ainsi corriger certains passages qui pourraient être trop long et ennuyeux pour le public.
Gérer un évènement en live stream ne s’improvise pas et pour cela, rien de mieux que de faire confiance à des professionnels du live stream (et oui, chacun son métier).
Ils viendront avec l’équipe et le matériel nécessaire (caméras, lumière, régie, micros, …) s’occuperont de mettre en image et en lumière votre évènement et vous conseilleront sur la mise en scène afin que votre évènement soit un succès. Il géreront aussi la connection internet avec la possibilité de faire des backups.
Plus vous aurez de caméras sur votre évènement, plus vous pourrez avoir une réalisation dynamique en permettant au réalisateur de varier les cadres.
Pour vous donner un petit exemple, sachez que sur un plateau de JT traditionnel, on retrouve facilement plus d’une dizaine de caméras et très souvent une grue.
Ne lésinez donc pas sur le nombre de caméras, le dynamisme de la réalisation sert à la fois le propos et aide à capter l’attention du spectateur.
Un autre moyen de dynamiser votre évènement, est de l’entrecouper de sujets en vidéo et de jingles.
Ces derniers permettront « d’emporter le spectateur » ailleurs pendant quelques minutes et renforcer son attention. En effet, rien de pire que les plateaux interminables sur un même sujet.
Et puis ces vidéos vous permettront de changer la configuration de votre plateau en faisant rentrer ou sortir certains invités, et même reprendre leur souffle aux intervenants.
Mesurer l'engagement
Compliqué d’organiser un évènement virtuel, encore plus compliqué d’en mesurer les retombées en terme de ROI.
Néanmoins, il existe quelques pistes afin d’obtenir des résultats, même le webinaire terminé.
Le replay de votre évènement est souvent une forte source d’engagement pour votre public qui peut ainsi voir ou revoir « au calme » et à l’horaire qui lui convient le mieux.
Pensez donc à le mettre en ligne au plus vite afin qu’il ne tombe pas dans l’oubli.
Vous pouvez en apprendre bien plus sur votre audience en exploitant au peigne fin les données analytiques de votre évènement. Quasiment toutes les plateformes les fournissent.
Vous pourrez ainsi connaître votre taux d’engagement moyen, les moments ou les spectateurs ont décroché, ceux qui ont été les plus actifs dans les moments d’interactivités, etc … Servez-vous en pour progresser sur votre prochain live stream.
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